Để sang Nhật sinh sống và làm việc thì bắt buộc phải có giấy xác nhận tư cách lưu trú. Vậy COE là gì, xin có dễ không và cần những loại giấy tờ nào?

Bạn bắt buộc phải có COE để được sang Nhật sinh sống và làm việc.

Nhật Bản là một mảnh đất ước mơ của nhiều học sinh và người lao động. Để được xuất cảnh sang Nhật, bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều loại hồ sơ và giấy tờ liên quan. Trong đó, giấy chứng nhận tư cách lưu trú và loại giấy quan trọng nhất. Bạn hãy tìm hiểu ngay COE là gì, cách xin cấp COE thế nào để bổ trợ thêm kiến thức quan trọng này.

COE là gì

COE là giấy xác nhận tư cách lưu trú của người nước ngoài khi đến Nhật từ 3 tháng.

COE là từ viết tắt của Certificate of Eligibility, đây là giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật. COE được cấp bởi Cục xuất nhập cảnh Nhật nhằm xác nhận về tư cách lưu trú hợp pháp của người nước ngoài khi đến Nhật sinh sống từ 3 tháng trở lên.

Vì vậy, COE là giấy tờ bắt buộc phải xin nếu muốn đến Nhật học tập, làm việc từ 3 tháng. Nếu như bạn không xin COE, nghĩa là việc định cư tại Nhật được xem là bất hợp pháp.

COE khác gì với VISA?

COE là điều kiện bắt buộc để bạn xin VISA du hoặc hoặc đi XKLĐ.

Để biết 2 loại giấy tờ này khác nhau ở điểm nào, hãy tìm hiểu lại khái niệm VISA là  gì nhé! VISA là thị thực nhập cảnh, đây là giấy chứng nhận của cơ quan nhập cư của một quốc gia. Nó sẽ xác định người đó có được phép nhập cảnh vào quốc gia trong thời gian quy định không.

VISA sẽ được đại sứ quán Nhật tại Việt Nam cấp cho người Việt để được nhập cảnh vào Nhật. COE là điều kiện bắt buộc để bạn xin VISA du học từ 3 tháng trở lên tại Nhật.

Để tránh nhầm lẫn giữa COE và VISA, bạn có thể tham khảo các so sánh sau đây:

Đối với VISA:

  • Là giấy chứng nhận nhập cảnh hợp pháp.
  • Được cấp bởi đại sứ quán tại nước sở tại.
  • Hồ sơ xin cấp bao gồm: Tờ khai VISA, ảnh thẻ, lệ phí xin visa, hộ chiếu, COE bản gốc, bằng cấp chuyên môn, giấy nhập học (COA), chứng chỉ năng lực tiếng Nhật.

Đối với COE:

  • Là giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật.
  • Được cấp bởi cục xuất nhập cảnh Nhật Bản.
  • Hồ sơ xin cấp bao gồm: Ảnh thẻ, bảng điểm, bản sao hộ chiếu, sơ yếu lý lịch, tóm tắt quá trình học tập, giấy chứng nhận tốt nghiệp ĐH/CĐ bản gốc, chứng minh tài chính và chủ động chi trả các khoản phí tại trường Nhật.

Thủ tục xin COE cần giấy tờ gì?

Bạn cần chuẩn bị 1 ảnh 3x4 để thực hiện các thủ tục xin COE.

Như vậy, bạn đã hiểu được COE là gì, hãy tham khảo tiếp phần thủ tục để xin COE nhé!

Thông thường, khi nộp hồ sơ xin học thì các trường ở Nhật sẽ giúp bạn làm hồ sơ COE. Còn với trường hợp bạn tự xin COE thì cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như:

  • 1 tờ đơn xin giấy xác nhận tư cách lưu trú (có sẵn mẫu).
  • 1 ảnh 3x4 (ảnh chân dung, nhìn thẳng, không đội mũ, nền trắng, chất lượng ảnh tốt, chụp trong vòng 3 tháng trở lại).
  • Phong thư có dán sẵn tem trị giá 392 yên (đối với các trường hợp xin tại Nhật).
  • Các loại giấy bảo lãnh và giấy chứng nhận liên quan đến việc xin tư cách lưu trú.

Khi đã chuẩn bị đầy đủ, bạn đem nộp tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của Nhật Bản. Thời gian làm việc tại đây: 8:30 ~ 17:15 từ từ thứ 2 đến thứ 6, trừ ngày nghỉ và ngày lễ. Thời gian trả kết quả là từ 1 tháng đến 3 tháng.

Xem thêm: Chương trình kỹ năng đặc định

Quy trình xin VISA du học Nhật Bản - Case Study trường Hitotsubashi University

Hitotsubashi University sẽ thay mặt bạn để nộp đơn xin COE đến Cục Nhập cư Nhật Bản

Đại học Hitotsubashi sẽ đóng vai trò là một người đại diện. Họ sẽ nộp đơn xin COE của bạn tại Cục Nhập cư Tokyo thuộc Bộ Tư pháp. Cụ thể từng bước mà Đại học Hitotsubashi thực hiện nộp đơn xin COE là gì? Mời bạn tham khảo ngay các thông tin dưới đây:

  • Bạn sẽ nộp thông tin cùng các tài liệu cần thiết cho HU để tiến hành đăng ký COE.
  • Dựa vào các tài liệu ứng dụng của bạn, HU sẽ công bố kết quả lựa chọn.
  • Theo những thông tin mà bạn cung cấp, HU sẽ chuẩn bị các hồ sơ để đăng ký COE.
  • HU sẽ thay mặt bạn để nộp đơn xin COE đến Cục Nhập cư Nhật Bản. Quá trình kiểm tra COE của Cục Di trú thường mất 2-3 tháng.
  • Sau khi HU nhận được COE từ Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản, họ sẽ gửi bản chính đến trường đại học của bạn qua đường bưu điện (EMS).
  • Khi bạn nhận được COE từ điều phối viên của mình, bạn phải đến một địa phương Đại sứ quán / Lãnh sự quán Nhật Bản (bên ngoài Nhật Bản). Sau đó, bạn đăng ký học cao đẳng thị thực sinh viên (mang theo COE bản gốc, hộ chiếu hợp lệ, đơn xin thị thực,...)
  • Cuối cùng, bạn nộp đơn nhập cảnh vào Nhật Bản với thị thực du học.

Nếu tài liệu đăng ký của bạn không đủ, việc kiểm tra COE có thể bị trì hoãn. Vì vậy, bạn hãy gửi thông tin chính xác cùng với một bức ảnh hợp lệ.

Lý do trượt COE là gì?

Dựa vào ký hiệu tại mục lý do trượt bạn sẽ biết rõ tại sao mình bị trượt COE.

Nhiều bạn thắc mắc chuyện bị Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản từ chối cấp COE mà không biết rõ lý do bị đánh trượt? Hay thế nào là mã lý do trượt COE? Để hiểu rõ hơn, bạn hãy tham khảo 2 trường hợp sau.

Lưu ý: Theo quy định của cục xuất nhập cảnh quy định, bảng mã sau có thể thay đổi, thêm bớt ký hiệu,... Nếu như cục xuất nhập cảnh không có thông báo nào về bảng mã mới, bạn có thể dùng bảng mã bên dưới để tra cứu.

Sau đây là danh sách lý do bị đánh trượt COE du học sinh Nhật Bản:

Trường hợp 1

Nếu có hành vi gian lận và thiếu trung thực bạn sẽ bị đánh trượt COE.

Đối với những trường hợp xin cấp COE mà có hành vi gian lận và thiếu trung thực:

1. Sau khi kiểm tra tình trạng cư trú, lý lịch xuất cảnh của người nộp đơn và nhận thấy không có sự tin tưởng:

  • Ký hiệu 1A: Đã từng xuất cảnh sang Nhật.
  • Ký hiệu 1B: Đã từng bị trục xuất tại Nhật Bản.
  • Ký hiệu 1C: Trước đây có kết quả học tập, tạm trú không tốt.
  • Ký hiệu 1D: Không khai báo tiền sử xuất cảnh trước đây.

2. Sau khi xem xét lý lịch của người nộp đơn nhận thấy không đáng tin cậy:

  • 2A: Nếu không có bằng chứng hay giải trình nào về lý do không được cấp COE trước đây.
  • 2B: Không chấp nhận các bằng chứng hay giải trình về lý do không được cấp COE trước đây.
  • 2C: Không chấp nhận các hồ sơ liên quan nếu người nộp đơn không đầy đủ.

3. Sau khi xem xét quá trình học tập và nhận thấy người nộp đơn không có năng lực, ý chí học tập:

  • 3A: Không có tính hợp lý trong quá trình học tập và lý do du học.
  • 3B: Không có đầy đủ các bằng chứng về ý chí và năng lực học tập.
  • 3C: Không tin tưởng vào việc học tập tiếng Nhật.
  • 3D: Không có đầy đủ bằng chứng về năng lực học tập tiếng Nhật.

4. Nhận thấy không có sự tin tưởng trong hồ sơ nộp. Không có tính toàn vẹn trong nội dung ghi ở hồ sơ đã nộp:

  • 4A: Bằng tốt nghiệp.
  • 4B: Giấy chứng nhận học tiếng Nhật.
  • 4C: Bản công chứng.
  • 4D: Sơ yếu lý lịch.
  • 4E: Chứng minh số dư ngân hàng.
  • 4F: Chứng minh việc làm, chứng minh thu nhập.
  • 4G: Học bạ.
  • 4H: Chứng nhận sinh viên.
  • 4I: Giấy khai sinh.
  • 4J: Sổ hộ khẩu.
  • 4K: Sổ ngân hàng, sao kê tiền gửi, tiền rút.
  • 4L: Các giấy tờ khác…

5. Nộp thiếu hồ sơ: Do nộp thiếu hồ sơ yêu cầu nên nhận thấy không có bằng chứng đầy đủ về lý lịch của người nộp đơn và năng lực chi trả chi phí của người bảo lãnh.

Trường hợp 2

Nếu không chứng minh đủ khả năng chi trả chi phí ổn định và liên tục, bạn sẽ trượt OCE.

Bạn không đáp ứng được các tiêu chuẩn về kiểm soát xuất nhập cảnh và người tị nạn quy định tại Điều 7, khoản 1, mục 2 của Pháp lệnh. Trong trường hợp này, bạn cũng sẽ trượt OCE.

6. Liên quan đến người bảo lãnh:

  • 6A: Không tin tưởng vào việc có thể chi trả các chi phí khi học tập và sinh hoạt tại trường.
  • 6B: Không có đủ các bằng chứng để chứng minh có thể chi trả chi phí ổn định, liên tục trong quá trình học.
  • 6C: Hồ sơ liên quan đến người bảo lãnh không đủ độ tin cậy, không cam kết được chi trả chi phí cũng không đáng tin cậy.
  • 6D: Không có lý do chính đáng về việc hoàn trả chi phí của người nộp đơn cho người bảo lãnh.

7. Các lý do khác

Nếu bị từ chối COE, cục xuất nhập cảnh sẽ trả lại cho nhà trường 1 phiếu báo lý do trượt bao gồm: Mã hồ sơ, quốc tịch, tên học sinh, mã lý do trượt chính xác (lý do trượt COE).

Để có được phiếu này, bạn hãy yêu cầu công ty tư vấn du học liên hệ với trường tại Nhật. Từ đó bạn sẽ biết được các thông tin chính xác tại sao hồ sơ bị trượt. Nhờ vậy mà bạn sẽ có những thông tin hữu ích cho trường hợp xin lại COE lần sau.

Lưu ý khi trả lời phỏng vấn COE là gì?

Để buổi phỏng vấn COE diễn ra suôn sẻ, bạn hãy chuẩn bị để điện thoại hoạt động tốt.

Để việc phỏng vấn COE được tốt nhất, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ liên quan. Đặc biệt lưu ý những vấn đề sau để giúp bạn dễ dàng vượt qua kỳ phỏng vấn thành công:

  • Bạn và người bảo lãnh phải luôn giữ máy bên mình, phòng khi cục xuất nhập cảnh gọi phỏng vấn. Thông thường, cục sẽ gọi cho bạn vào giờ hành chính tại Nhật là 8:00 – 18:00. Do múi giờ tại Việt Nam sẽ chênh lệch 2 tiếng với Nhật Bản. Vì vậy, hãy luôn chú ý điện thoại vào 6:00 – 16:00 giờ từ thứ 2 - thứ 6. Khi thấy các đầu số như 0081, +81,… gọi đến thì bạn hãy nhanh chóng đến khu vực yên tĩnh để đảm bảo được chất lượng cuộc gọi.
  • Chuẩn bị điện thoại hoạt động tốt nhất như: Micro nói nhạy, loa nghe to, sóng ổn định, chuông to, không bị trục trặc nào về Pin và nguồn, lắp Sim mà bạn đã đăng ký ở hồ sơ,... để đảm bảo bạn luôn nhận được cuộc gọi của Cục bất cứ khi nào mà không bị gián đoạn hay trục trặc khi đang giao tiếp.
  • Phong thái trả lời phỏng vấn phải tự tin, bình tĩnh, ăn nói lưu loát và ngôn từ lễ phép. Nếu bạn không nghe rõ, hãy nói một cách lịch sự để người hỏi nhắc lại. Ngoài ra, bạn hãy nghe điện thoại ở những nơi yên tĩnh để cuộc gọi diễn ra suôn sẻ nhất.
  • Trước khi phỏng vấn, bạn hãy chuẩn bị các thông tin thật kỹ lưỡng. Điều này giúp bạn tránh quên hoặc trả lời sai so với các thông tin khai trong hồ sơ. Trong trường hợp bạn không thể trả lời câu hỏi xử lý tình huống. Bạn hãy yêu cầu gọi lại vì lý do nào đó mà không thể nghe máy.
  • Trong thời gian chờ Cục gọi điện kiểm tra, bạn và người bảo lãnh không được uống rượu bia. Đề phòng trường hợp cục XNC gọi đột xuất bạn luôn tỉnh táo để trả lời phỏng vấn.
  • Bạn hãy xin danh sách những câu hỏi bằng tiếng Nhật tại công ty du học mà mình đăng ký. Nó sẽ giúp bạn có khâu chuẩn bị phỏng vấn COE tốt hơn. Ngoài ra, bạn nên chăm chỉ học tập để nâng cao trình độ tiếng Nhật của mình. Có như vậy, bạn mới dễ dàng xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra.

Trả lời phỏng vấn COE không khó, nhưng quan trọng bạn phải giữ được bình tĩnh, tự tin. Không những vậy, khâu chuẩn bị kỹ lưỡng cũng là cách giúp bạn vượt qua vòng phỏng vấn này.

Sau khi đậu COE thì làm gì?

Những công việc mà bạn cần phải làm sau khi đậu COE là gì? Sau khi đậu COE nghĩa là bạn đã được Cục XNC cấp chứng nhận tư cách lưu trú. Tiếp theo, bạn thực hiện theo các bước sau để xin VISA sang Nhật vào ngày mà trường chỉ định.

Bước 1: Đến ngân hàng để đóng học phí

Sau khi đậu COE bạn phải đến ngân hàng để đóng học phí và gửi các giấy tờ liên quan.

Trường Nhật ngữ sử gửi về văn phòng Saromalang bản Scan các loại giấy tờ như: Tư cách lưu trú COE, giấy nhập học hoặc giấy báo đỗ, yêu cầu thanh toán học phí (các loại giấy tờ này phải được đóng dấu của trường). Thay vì dùng tiếng Anh, Saromalang sẽ chuẩn bị bản dịch tiếng Việt nếu các giấy tờ có tiếng Nhật.

Các loại giấy tờ để đóng học phí gồm:

  • Chứng minh thư người đi gửi tiền, hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu học sinh.
  • Hộ khẩu (chứng minh quan hệ nếu người đi gửi tiền không phải là học sinh).
  • Giấy nhập học, giấy tờ COE và giấy yêu cầu thanh toán học phí của trường (bản in màu từ bản Scan).
  • Điền Form gửi tiền quốc tế của ngân hàng.

Ngoài ra, còn một số thông tin mà bạn cần biết như:

  • Phí gửi tiền tại ngân hàng Việt Nam: Ngân hàng Việt Nam sẽ thu phí gửi tiền của bạn là khoản 300.000 VNĐ.
  • Phí nhận tiền tại Nhật Bản: Một số trường sẽ thu thêm phí nhận tiền gửi quốc tế tại Nhật. Thông thường 4000 yen sẽ được thêm vào trong hóa đơn của bạn. Nhưng một số trường lại không liệt kê phí này mà sẽ thu sau hoặc trường chịu thay cho bạn. Việc này sẽ dẫn đến trường hợp, ngân hàng Việt Nam sẽ thu thay luôn phí nhận tiền tại Nhật. Trong trường hợp này, bạn sẽ mất thêm phí nhận tiền quốc tế của ngân hàng Nhật (Nếu trường nào chịu khoản này thì bạn có thể yêu cầu trường hoàn lại khi bạn sang Nhật).
  • Tài khoản của trường Nhật ngữ (hay Bekka): Trong yêu cầu thanh toán học phí của trường còn yêu cầu các thông tin như tên tài khoản, tên ngân hàng, số tài khoản,... tại ngân hàng Nhật để chuyển tiền học phí tới. Bạn cần xác nhận tên tài khoản là tên công ty (tổ chức) vận hành trường hoặc tên trường.
  • Ai có thể đóng tiền thay cho học sinh: Người thân như cha mẹ có thể thay bạn để đóng tiền với các giấy tờ như ở trên.
  • Không mang ngoại tệ tới ngân hàng: Theo quy định, công dân Việt Nam không được gửi ngoại tệ ra nước ngoài mà không có lý do. Không những vậy, khi xuất cảnh bạn chỉ được mang theo tối đa tương đương 5,000 USD tiền mặt. Nếu mang quá số tiền này, bạn đã vi phạm pháp luật và sẽ bị tịch thu.
  • Khi gửi tiền tại ngân hàng bạn phải mang tiền VNĐ tới. Còn nếu mang ngoại tệ như yên Nhật thì ngân hàng sẽ mua lại hết số ngoại tệ này. Sau đó, họ sẽ bán lại cho bạn để bạn nộp học phí. Vì vậy, nếu dùng ngoại tệ bạn sẽ bị thiệt tỷ giá 2 lần.

Thông thường, sau 2-3 ngày khi đã xác nhận bạn đã đóng đầy đủ tiền học phí, nhà trường sẽ gửi các giấy tờ gốc về văn phòng. Sau đó, văn phòng sẽ cung cấp các giấy tờ này để bạn có thể xin VISA du học.

Bước 2: Xin VISA (thị thực) tại đại sứ quán hay lãnh sự quán của Nhật Bản

Ở bước này, bạn hãy làm theo sự hướng dẫn của lãnh sự quán hoặc đại sứ quán. Nếu bạn đi xin VISA vào buổi sáng thì khoảng 5 ngày làm việc tiếp theo sẽ có VISA. Bạn sẽ lấy VISA vào buổi chiều nhưng phải mang theo giấy hẹn và đóng đủ lệ phí xin VISA.

Để vào được lãnh sự quán Nhật, bạn phải mang theo chứng minh thư để kê khai ở trạm gác. Vì vậy, khi đi xin VISA đừng bao giờ quên mang theo chứng minh thư nhé!

Bạn phải mang chứng minh thư theo để kê khai ở trạm gác trước khi vào bên trong lãnh sự quán Nhật Bản. Đừng quên chứng minh thư nhé!

Các loại giấy tờ bạn cần mang theo bao gồm:

  • Chứng minh thư để đăng ký tại trạm gác trước khi vào. Kể cả người đi theo bạn cũng phải đăng ký.
  • Hộ chiếu và giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) bản gốc và 1 bản sao.
  • Bản sao giấy phép nhập học của trường Nhật ngữ. Lưu ý, bạn cần mang theo bản chính để đối chiếu.
  • Form xin VISA của đại sứ quán hay lãnh sự quán: Bạn điền đầy đủ thông tin và dán ảnh 4.5 x 4.5 nền trắng.
  • Nếu bạn có hộ khẩu không đúng với nơi xin VISA: Mang theo sổ tạm trú KT3 hoặc giấy xác nhận của CA phường đã cư trú 3 tháng trở lên.
  • Giấy xác thực văn bằng (bằng THPT): bạn phải xin bằng mày trước 1 tháng.

Sau khi đã nộp đầy đủ, lãnh sự quán sẽ cấp cho bạn giấy hẹn ghi rõ thời gian đến lấy.

Bước 3: Trả tiền vé máy bay

Khi đã có VISA bạn cần phải thanh toán tiền vé máy bay đã đặt.

Khi đã có VISA du học, bạn cần đến phòng vé mà bạn đã đặt để trả tiền vé máy bay. Bạn có thể đặt ở các hãng máy bay như ANA, Vietnam Airlines, JAL hay các hãng bay chuyển tiếp.

Bước 4: Chuẩn bị tiền bạc, hành lý,.. để đi du học

Trước khi sang Nhật Bản, bạn cần chuẩn bị:

Ảnh 3x4 nền trắng để bạn đỡ mất tiền chụp và rửa ảnh tại Nhật. Bạn nam thì hãy cắt tóc gọn gàng còn bạn nữ thì buộc tóc, không để tóc che mặt.

Tuyệt đối bạn không được làm thẻ tín dụng ở Việt Nam để rút tiền tại Nhật. Lý do là bởi phí rất cao, có thể cấp xỉ 10% (bạn sẽ mất phí đổi tiền, phí thanh toán ngoại tệ và phí rút tiền mặt).

Bước 5: Đi du học

Khi đã hoàn tất các thủ tục và giấy tờ, bạn đã có thể đến sinh sống và học tập tại Nhật Bản. 
Lưu ý: Khi xuất cảnh bạn hãy đến sân bay trước giờ bay ít nhất là 2 tiếng để làm thủ tục. Nếu bạn ở nơi hay tắc đường, kẹt xe thì hãy xuất phát sớm hơn nữa nhé!

Kết luận

Qua các thông tin trên hẳn bạn đã nắm rõ COE là gì cùng các vấn đề xung quanh COE. Đừng để nỗi sợ trượt COE và VISA trở thành rào cản trong con đường sang Nhật Bản của bạn. Quan trọng hơn nữa, bạn hãy chuẩn bị tâm lý vững vàng và quyết tâm cho mục tiêu học tập. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn vững tin trên chặng đường chinh phục ước mơ của mình.

Nhập email của bạn vào đây để nhận bản tin về các chương trình hội thảo, các thông tin, kinh nghiệm sống, văn hóa nhật bản từ Nhật Huy Khang.