Chuyển việc làm tại Nhật như thế nào và những điều cần biết?

Chuyển việc là cách để tìm kiếm một cơ hội tốt hơn cho sự nghiệp của bản thân. Đối với người lao động nước ngoài, bạn phải nắm rõ một số thủ tục, tài liệu, giấy tờ sau để tránh rủi ro trong quá trình chuyển việc làm tại Nhật.

Để tìm được một công việc ổn định tại Nhật không phải chuyện dễ dàng cho người lao động nước ngoài. Bởi ngoài việc không tự tin vào năng lực của bản thân, thủ tục chuyển việc đối với người nước ngoài tại Nhật cũng rất rườm rà, phức tạp. Đây cũng chính là điều ngăn cản nhiều người lao động chuyển việc và tìm một công ty tốt hơn.

Nếu bạn đang ở trong trường hợp này, hãy tham khảo những kinh nghiệm chuyển việc làm tại Nhật dành cho lao động nước ngoài của công ty xuất khẩu lao đông Nhật Bản uy tín Nhật Huy Khang trong bài viết dưới đây.

Người lao động sẽ phải làm nhiều thủ tục nếu muốn chuyển việc làm tại Nhật

1. Thời điểm thích hợp nhất để chuyển việc làm tại Nhật

Người lao động khi chán nản với công việc hiện tại thường có xu hướng muốn nghỉ việc ngay lập tức. Tuy nhiên, việc nghỉ ngang này sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới công ty, đặc biệt với các doanh nghiệp Nhật Bản còn ảnh hưởng tới visa, tiền bảo hiểm, thuế… Vì vậy, trước khi đưa ra quyết định chuyển việc làm tại Nhật, người lao động nên tham khảo các gợi ý sau đây:

1.1. Căn cứ theo thời hạn lưu trú: Chỉ nên nghỉ việc khi tư cách lưu trú còn trên 6 tháng

Thông thường, nếu hết thời hạn lưu trú tại Nhật, người lao động sẽ phải nhờ công ty chuẩn bị một số giấy tờ liên quan để gia hạn. Do đó, nếu tư cách lưu trú hết hạn vào đúng thời gian nghỉ việc hoặc đang tìm công việc mới, bạn sẽ rất khó nhờ vả công ty cũ làm cách thủ tục này.

Đồng thời, khi đó bạn không thuộc bất kỳ một tổ chức, cơ quan nào nên việc xử lý thủ tục, giấy tờ cũng trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, người lao động nên lựa chọn thời điểm chuyển việc làm tại Nhật thích hợp, tốt nhất là nên nghỉ việc khi thời gian lưu trú còn trên 6 tháng.

1.2. Căn cứ theo hợp đồng lao động: Thông báo nghỉ việc trước 1 – 2 tháng

Với các nhân viên chính thức, phần lớn các công ty đều quy định rõ điều khoản nghỉ việc trong hợp đồng là phải thông báo trước ít nhất 1 tháng. Tùy vào từng công ty mà thời gian này có thể thay đổi từ 2 tuần, 3 tuần hoặc 2 - 3 tháng.

Như vậy, để đảm bảo không vi phạm hợp đồng, khi có dự định nghỉ việc, người lao động cần kiểm tra lại hợp đồng và thông báo cho công ty đúng thời gian quy định.

Người lao động nên thông báo nghỉ việc trước 1-2 tháng tùy vào hợp đồng đã ký

1.3. Người lao động nên nghỉ việc vào ngày cuối cùng của tháng

Ở Nhật, tiền bảo hiểm sẽ được tính theo từng tháng và trừ vào tiền lương hàng tháng. Nếu người lao động nghỉ vào ngày cuối cùng trong tháng sẽ không thành vấn đề, nhưng nếu nghỉ trước hoặc đầu tháng, bạn sẽ phải tự đóng toàn bộ.

1.4. Không nên nghỉ vào thời điểm công ty đang bận rộn

Bên cạnh những yếu tố quan trọng như hợp đồng lao động, thời hạn lưu trú, người lao động cũng cần tránh thời điểm bận rộn của công ty. Các mùa lễ hội hoặc dịp cuối năm thường là lúc các công ty bận bịu nhất.

Nếu chuyển việc làm tại Nhật vào đúng thời gian này, bạn có thể bị đánh giá là người thiếu trách nhiệm, không chuyên nghiệp. Điều này có thể ảnh hưởng tới các mối quan hệ trong ngành sau này của bạn.

Theo kinh nghiệm của những người làm việc lâu năm tại Nhật, tháng 12 hoặc cuối tháng 3, đầu tháng 4 là thời điểm các công ty tuyển dụng nhân sự nhiều nhất. Vì vậy, bạn có thể thông báo nghỉ việc vào 3 tháng trước đó là tháng 9 hoặc tháng 1.

Tránh nghỉ việc khi công ty đang bận rộn để không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp

2. Quy trình và thủ tục xin chuyển việc làm tại Nhật

Thông thường, người lao động có 2 cách để thông báo với công ty về quyết định nghỉ việc. Đó là thông báo qua email hoặc trao đổi trực tiếp với cấp trên/phòng nhân sự.

Tuy nhiên, người lao động nên trao đổi trực tiếp với cấp trên để hai bên hiểu rõ về lý do, nguyện vọng khi nghỉ việc. Bằng cách này, bạn cũng có thể thương lượng rút ngắn thời gian nếu muốn nghỉ việc sớm hơn. Ngoài ra, trong thời gian còn ở lại, người lao động nên soạn thảo lại tài liệu và bàn giao công việc cho người mới.

2.1. Một số giấy tờ, thủ tục cần nhận từ công ty

Trước khi nghỉ việc, công ty sẽ đưa cho người lao động một số giấy tờ. Việc của bạn là phải đối chiếu với danh sách dưới đây, nếu thiếu hãy nhanh chóng báo lại công ty để yêu cầu họ bổ sung trước ngày nghỉ việc chính thức.

• Giấy chứng nhận bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証)

Đây là giấy chứng nhận được cấp cho người lao động khi họ tham gia đóng bảo hiểm thất nghiệp. Thông thường, giấy chứng nhận bảo hiểm thất nghiệp sẽ do công ty giữ để làm thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên và được trả lại cho nhân viên khi nghỉ việc.

Tuy nhiên, một số công ty sẽ đưa cho người lao động giữ giấy tờ này ngay từ đầu. Vì vậy, có nhiều trường hợp người lao động làm mất nên lúc chuyển việc không có giấy tờ để nộp cho công ty mới và không thể tiếp tục tham gia bảo hiểm. Do đó, bạn hãy giữ gìn cẩn thận giấy tờ quan trọng này.

• Bảng tổng kết thu nhập và thuế của nhân viên (源泉徴収票)

Các công ty Nhật thường làm bảng tổng kết toàn bộ số tiền thu nhập trong năm, tiền thuế được khấu trừ, tiền thuế đã nộp, tiền bảo hiểm đã đóng của nhân viên. Trong trường hợp người lao động muốn xin nghỉ để chuyển việc làm tại Nhật, công ty có nghĩa vụ phải đưa cho bạn bảng tổng kết này để công ty mới điều chỉnh thuế cuối năm.

Do đó, tùy vào ngày nhận lương và ngày nghỉ việc chính thức, người lao động sẽ nhận được bảng tổng kết này sớm hơn hoặc sau ngày nghỉ việc 1 tháng.

Các công ty có trách nhiệm đưa cho nhân viên bảng tổng kết thu nhập và thuế

• Sổ lương hưu của nhân viên (年金手帳)

Các công ty sẽ phát sổ lương hưu ngay khi nhân viên mới vào làm việc. Tuy nhiên, cũng có 1 vài công ty giữ sổ này. Do đó, khi chuyển việc làm tại Nhật, người lao động phải kiểm tra xem mình có giữ sổ hay không. Nếu không, bạn nên thông báo với công ty để nhận lại.

• Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書) hoặc phiếu nghỉ việc (離職票)

Nhiều người lao động thường nhầm lẫn phiếu nghỉ việc và giấy chứng nhận nghỉ việc. Tuy nhiên, đây là hai loại giấy tờ khác nhau. Phiếu nghỉ việc là do tổ chức Chính phủ phát hành, còn giấy chứng nhận nghỉ việc là do công ty phát hành.

Do đó, quy trình và thủ tục cấp phiếu nghỉ việc thường phức tạp, tốn nhiều thời gian hơn. Vì vậy, nếu người lao động muốn xin trợ cấp thất nghiệp, hãy đề nghị công ty làm giấy chứng nhận nghỉ việc.

Mặt khác, đây là hai loại giấy tờ không bắt buộc, nhiều công ty sẽ không đưa cho người lao động nên bạn không nhất thiết phải xin loại giấy tờ này. Tuy nhiên, nếu thuộc một trong những trường hợp sau, người lao động hãy xin giấy chứng nhận nghỉ việc từ công ty:

• Công ty mới yêu cầu nộp
• Muốn đăng ký trợ cấp thất nghiệp của bảo hiểm sức khỏe toàn dân và bảo hiểm lao động.
• Muốn xin giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) để tránh rủi ro khi gia hạn visa.

2.2. Những giấy tờ cần trả lại công ty

Trước khi chuyển việc làm tại Nhật, có 2 thứ người lao động nên trả lại công ty:

• Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証)

Khi làm việc tại Nhật, các công ty sẽ phát thẻ bảo hiểm y tế cho nhân viên. Khác với ở Việt Nam, thẻ bảo hiểm y tế này thuộc quyền sở hữu của công ty. Do đó, bạn nên trả lại thẻ này trước ngày cuối cùng hoặc qua đường bưu điện.

• Các vật dụng của công ty như máy tính, điện thoại, thẻ ra vào và bảng tên…

Thẻ bảo hiểm y tế nên trả lại công ty trước ngày nghỉ 

3. Những điều cần làm sau khi chuyển việc làm tại công ty cũ

Khi nghỉ việc ở công ty cũ, người lao động cần phải khai báo với cơ quan có thẩm quyền để tránh trượt visa trong lần gia hạn tiếp theo. Đồng thời, bạn nên đăng ký các gói bảo hiểm để đảm bảo đủ tài chính trong thời gian tìm việc mới.

3.1. Khai báo với cơ quan xuất nhập cảnh về việc chuyển việc và nơi công tác

Người lao động phải thông báo với Cơ quan xuất nhập cảnh về việc thay đổi công việc trong vòng 14 ngày khi bắt đầu làm việc tại công ty mới. Đây là bước “Thông báo tới cơ quan ký hợp đồng” (契約機関に関する届出). Thủ tục này vô cùng quan trọng mà người lao động buộc phải hoàn thành ngay sau khi chuyển việc làm tại Nhật. Nếu không, bạn sẽ gặp rắc rối khi làm thủ tục gia hạn visa.

• Giấy tờ khai báo
• Mẫu đơn thông báo cho từng trường hợp cụ thể tại đây.
• Thẻ lưu trú (nếu gửi qua bưu điện thì gửi bản photo 2 mặt)

Cách gửi giấy tờ khai báo. Người lao động có thể nộp đơn khai báo qua 3 cách sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú tại địa phương, hoặc trung tâm thông tin/trung tâm tư vấn 1 cửa.
• Nộp qua đường bưu điện theo địa chỉ “〒160-0004 東京都新宿区四谷一丁目６番１号四谷タワー１４階 東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当”
• Đăng ký online

3.2. Xin giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書)

Dù đã thông báo với Cơ quan xuất nhập cảnh về tình trạng chuyển việc làm tại Nhật, nhưng nếu không chắc rằng công việc mới có thuộc tư cách lưu trú hiện tại hay không, người lao động nên làm đơn xin giấy chứng nhận tư cách lao động. Bởi vì mặc dù đây là giấy tờ không bắt buộc nhưng bạn có thể trượt visa trong lần xét tiếp theo nếu không có tài liệu này.

Giấy chứng nhận tư cách lao động là tài liệu do Cơ quan xuất nhập cảnh cấp. Tài liệu này sẽ công nhận công ty và công việc sắp tới của người lao động phù hợp với tư cách lưu trú mà bạn đã được cấp cho công việc cũ.

Để làm thủ tục này, người lao động phải nộp các giấy tờ liên quan đến công việc mới như hợp đồng lao động, giấy giới thiệu công ty…). Nếu được cơ quan cấp giấy chứng nhận tư cách lao động thì trong lần xin visa tiếp theo, bạn chỉ cần nộp tài liệu này kèm hồ sơ xin visa. 

Người lao động tại Nhật cần xin giấy chứng nhận tư cách lao động

3.3. Đăng ký bảo hiểm sức khỏe toàn dân và bảo hiểm thất nghiệp

Nếu ngay sau khi chuyển việc làm tại Nhật mà người lao động tìm được công ty mới, bạn sẽ được công ty đăng ký bảo hiểm sức khỏe toàn dân cho. Ngược lại, nếu chưa tìm được công việc, người lao động nên cân nhắc tự đăng ký bảo hiểm sức khỏe hoặc xin trợ cấp thất nghiệp để trang trải cuộc sống hàng ngày.

Việc tham gia bảo hiểm sức khỏe rất có lợi, bạn sẽ không phải trả 100% viện phí nếu phải nhập viện. Ngay sau khi vào làm tại công ty mới, người lao động lúc này có thể hủy bỏ tham gia bảo hiểm sức khỏe toàn dân bởi công ty sẽ đăng ký bảo hiểm xã hội cho bạn. 

4. Những điều cần làm sau khi chuyển việc làm tại công ty mới

Khi chuyển đến công ty mới, người lao động cần làm ngay một số việc sau để đảm bảo quá trình làm việc diễn ra thuận lợi.

4.1. Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi vào công ty mới?

Người lao động sau khi chuyển việc làm tại Nhật và được nhận vào một công ty mới, bạn hãy chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mà công ty yêu cầu. Thông thường, các loại giấy tờ này sẽ liên quan đến thuế và bảo hiểm như:

• Sổ lương hưu của nhân viên (年金手帳)
• Bản tổng kết thu nhập và thuế của nhân viên ở công ty cũ (源泉徴収票)
• Giấy chứng nhận bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証)
• Phiếu nghỉ việc của Hello Work (離職票) hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc của công ty cũ (退職証明書)
• Copy số tài khoản ngân hàng
• Thẻ My Number
• Thẻ lưu trú (在留カード)
• Các loại giấy tờ đăng ký cư trú (住民票)

Các giấy tờ cần có khi vào công ty mới tại Nhật

4.2. Một vài lưu ý khác

Trước khi đưa ra quyết định chuyển việc làm tại Nhật, người lao động cần phải cân nhắc thật kỹ đến vấn đề tài chính. Bởi mức sống ở Nhật rất cao, bạn phải xem xét liệu với tài chính hiện tại, bản thân có đủ khả năng chi trả sinh hoạt phí trong thời gian thất nghiệp hay không. Bên cạnh đó, nếu đang ở nhà của công ty thuê cho hay đứng ra bảo lãnh, người lao động nên nghĩ đến việc tìm nhà mới hoặc làm thủ tục đổi người bảo lãnh.

Tóm lại, chuyện đi Nhật làm việc một thời gian rồi chuyển việc khác là chuyện không đơn giản. Bởi nó kéo theo nhiều thay đổi trong cuộc sống. Đặc biệt, nếu là người nước ngoài, bạn phải lường hết được những vấn đề xảy ra trước khi đưa ra quyết định nghỉ việc. Do đó, hãy tìm hiểu thật kỹ các thông tin và những việc cần phải làm trước và sau khi nghỉ việc để không rơi vào tình thế bị động. Hy vọng những kinh nghiệm chuyển việc làm tại Nhật của Nhật Huy Khang sẽ giúp ích cho bạn khi tìm kiếm công việc mới.