12 câu hỏi về Luật lao động Nhật Bản trong tình hình dịch Covid 19

Luật lao động Nhật Bản có 12 điều quan trọng mà bạn cần phải biết để quá trình ký hợp đồng lao động thuận lợi hơn. Không chỉ vậy, nó sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của chính bản thân mình khi làm việc tại Nhật, nhất là trong tình hình dịch bệnh Covid 19. Cùng Nhật Huy Khang tìm hiểu chi tiết 12 điều đó trong bài viết dưới đây.

12 điều về Luật lao động Nhật Bản mà người lao động cần biết

Câu 1: Người tuyển dụng/ sử dụng lao động có nghĩa vụ gì để bảo vệ nhân viên của mình tại nơi làm việc của họ?

Luật lao động Nhật Bản quy định người sử dụng lao động có nghĩa vụ đảm bảo an toàn sức khỏe thể chất cho nhân viên tại nơi làm việc. Các biện pháp phòng tránh Covid 19 bắt buộc bao gồm:

• Thu thập thông tin và tình trạng sức khỏe thể chất của nhân viên.
• Yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà hoặc tại một địa điểm an toàn. Áp dụng khi chính phủ yêu cầu người sử dụng lao động giảm số lượng công nhân làm việc trực tiếp tại địa điểm làm việc.
• Sử dụng nhiệt kế hoặc các phương pháp phát hiện nguy cơ nhiễm bệnh khác cho nhân viên.
• Thay đổi thời gian làm việc của nhân viên nếu có chỉ định từ chính quyền
• Các biện pháp thực hiện sẽ phải được xác định trong từng trường hợp cụ thể.

Câu 2: Người sử dụng lao động cần làm gì nếu nhân viên của họ mắc hoặc nghi ngờ mắc Covid-19?

Theo Luật lao động Nhật Bản, trường hợp nhân viên mắc Covid 19 nhưng vẫn đủ sức khỏe làm việc, người sử dụng lao động yêu cầu họ không đến nơi làm việc và phải cho phép họ làm việc tại nhà hoặc tại một địa điểm an toàn. Nếu không thể làm việc từ xa, họ có thể được nghỉ phép tạm thời. Trường hợp nhân viên ốm quá không thể làm việc được, họ có thể được yêu cầu nghỉ ốm theo hợp đồng lao động.

Trường hợp nhân viên bị nghi nhiễm Covid 19, người sử dụng lao động phải đánh giá nguy cơ lây nhiễm dựa trên các yếu tố như mức độ chắc chắn của việc bị nghi nhiễm, môi trường làm việc và khai báo ​​y tế. Nếu chính sách của công ty không cho phép người sử dụng lao động có quyền được yêu cầu người lao động khám sức khỏe và cung cấp kết quả khám sức khỏe, thì công ty phải có nghĩa vụ đảm bảo sự an toàn cho người sử dụng lao động.

Câu 3: Nhân viên phải làm gì nếu họ bị hoặc nghi ngờ họ bị nhiễm Covid-19?

Theo Luật lao động Nhật Bản, người lao động đang nhiễm hoặc nghi nhiễm Covid 19 phải có trách nhiệm báo cáo cho người sử dụng lao động. Nếu nhân viên suy giảm sức khỏe thể chất do mắc Covid 19 mà không thể làm việc được sẽ phải nghỉ ốm theo hợp đồng lao động.

Câu 4: Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên từ chối đến nơi làm việc của họ do lo ngại về Covid-19?

Hiện tại, nhân viên không được phép từ chối đến nơi làm việc dù có lo ngại về Covid 19 hay không. Theo Luật lao động Nhật Bản, nhân viên chỉ được phép trong trường hợp người sử dụng lao động yêu cầu họ làm vậy dựa trên nguy cơ lây nhiễm thực tế. Người lao động có thể nghỉ việc có lương nhưng người sử dụng lao động không được ép buộc người lao động làm như vậy. Các công ty nên đặt ra thủ tục về việc yêu cầu và cho phép nghỉ việc.

Câu 5: Người sử dụng lao động có thể đơn phương giảm ngày hoặc giờ làm việc của người lao động không?

Người sử dụng lao động được phép giảm thời gian làm việc của người lao động

Theo Luật lao động Nhật Bản, người sử dụng lao động được phép đơn phương giảm ngày, giờ làm việc (kể cả thời gian làm thêm) nếu có căn cứ hợp lý. Việc cắt giảm đáng kể hoạt động kinh doanh hoặc yêu cầu nhân viên nghỉ do Covid 19 hoặc mệnh lệnh của chính phủ được coi là căn cứ hợp lý. Tuy nhiên, mỗi trường hợp sẽ cần phải xem xét dựa trên thực tế. 

Người sử dụng lao động trước tiên phải kiểm tra hợp đồng lao động của nhân viên xem họ có những quyền hạn gì. Điều này sẽ tránh được việc đơn phương giảm ngày, giờ làm mà lại không có sự đồng ý của nhân viên trong khi hợp đồng lao động đã quy định cần phải có sự đồng ý của nhân viên.

Câu 6: Người sử dụng lao động có phải trả lương cho nhân viên nếu nhân viên bị sa thải hoặc bị ngăn cản làm việc do dịch Covid-19 bùng phát trong các tình huống sau đây không?

Để biết người sử dụng lao động có phải trả lương cho người lao động nghỉ phép hay không thì phải xác định nguyên nhân nghỉ là do người lao động hay người sử dụng lao động. Nếu nguyên nhân nằm ở người sử dụng lao động, họ sẽ phải có nghĩa vụ thanh toán lương như đã thỏa thuận theo các trường hợp dưới đây.

Trường hợp 1: Nhân viên không bị nhiễm bệnh (và Trường hợp 6 không áp dụng)

Nếu người sử dụng lao động giảm ngày, giờ làm việc của người lao động hoặc người lao động nghỉ việc theo yêu cầu của người sử dụng lao động, dù có căn cứ hợp lý thì người sử dụng lao động vẫn phải trả cho người lao động:

• Ít nhất 60% mức lương trung bình cho những ngày không làm việc nếu muốn giảm số ngày làm việc của nhân viên.
• Mức lương bình thường cho số giờ làm việc, với điều kiện không thấp hơn 60% mức lương bình quân trong ngày nếu muốn giảm số giờ làm của nhân viên.

Người sử dụng lao động và người lao động có thể tự nguyện thỏa thuận các điều khoản thanh toán để giảm ngày hoặc giờ làm việc.

Trường hợp 2: Nhân viên bị nhiễm hoặc nghi ngờ bị nhiễm bệnh

Theo Luật lao động Nhật Bản, nếu người lao động ốm tới mức không thể làm việc thì buộc phải nghỉ ốm. Hơn nữa, người sử dụng lao động không có nghĩa vụ trả lương theo luật khi nghỉ ốm. Tuy nhiên, tùy vào từng doanh nghiệp mà hợp đồng lao động của nhân viên có thể quy định việc thanh toán tiền ốm đau.

Bộ Y tế Lao động và Phúc lợi công bố rằng trường hợp nhân viên có thể tiếp tục làm việc nhưng người sử dụng lao động tự ý yêu cầu nhân viên nghỉ việc hoặc yêu cầu nghỉ vì muốn cung cấp môi trường làm việc an toàn hơn cho nhân viên sẽ được xếp vào nghĩa vụ thanh toán của trường hợp 1.

Tuy nhiên, nếu một nhân viên bị sốt 37.5 độ C trở lên trong vòng 4 ngày kèm theo các triệu chứng mệt mỏi, khó thở sẽ bị coi là không thể tiếp tục làm việc. Chính vì vậy, người sử dụng lao động sẽ không phải chịu trách nhiệm trả lương cho mọi sự vắng mặt hay nghỉ việc trong trường hợp này. Trong thực tế, các nhân viên sẽ được yêu cầu nghỉ ốm (Xem lại phần đầu của trường hợp này).

Trường hợp 3: Nhân viên đã tiếp xúc gần với một người bị nhiễm bệnh, nhưng nhân viên đó chưa bị nghi ngờ một cách hợp lý về việc bị nhiễm bệnh

Trường hợp này sẽ giống trường hợp 1 vì người lao động vẫn có thể tiếp tục làm việc, không có căn cứ nào chứng minh đây là trường hợp bất khả kháng phải nghỉ việc. Vậy nên, nếu có hiện tượng nghỉ việc xảy ra, nguyên nhân sẽ được quy cho người sử dụng lao động và họ sẽ phải trả lương cho nhân viên.

Trường hợp 4: Người sử dụng lao động đã tự nguyện đóng cửa nơi làm việc với mục đích ngăn ngừa hoặc hạn chế lây nhiễm

Xem lại phần 2 của trường hợp 2.

Trường hợp 5: Người sử dụng lao động đã không được lệnh đóng cửa công việc kinh doanh của mình nhưng đã có sự cắt giảm đáng kể trong công việc kinh doanh mà nhân viên có liên quan do hậu quả của Covid-19

Trong hầu hết các trường hợp, lỗi nằm ở người sử dụng lao động nên việc thanh toán tiền lương sẽ áp dụng giống như trường hợp 1. Để tránh điều này xảy ra, người sử dụng lao động cần đánh giá tình hình theo mức độ phụ thuộc vào khách hàng, khoảng thời gian cắt giảm nhân sự.

Trường hợp 6: Sự vắng mặt do lệnh của chính phủ hoặc cơ quan có thẩm quyền khác

Nếu các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp, chi nhánh phải đóng cửa hoặc áp đặt các lệnh hạn chế nhân viên đi làm mà nhân viên không thể làm việc từ xa thì việc nghỉ phép này của nhân viên không phải do người sử dụng lao động gây ra.

Chính vì vậy, theo Luật lao động Nhật Bản, người sử dụng lao động sẽ không bắt buộc phải trả lương cho nhân viên bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, tùy vào tình hình cụ thể mà các doanh nghiệp được khuyến khích nên trả ít nhất 60% lương trung bình cho nhân viên của mình.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi đã trả lời rõ ràng, trường hợp nhân viên nghỉ việc:

• Do xuất phát từ nguyên nhân bên ngoài (ví dụ: cơ quan có thẩm quyền ban hành tình trạng khẩn cấp, yêu cầu đóng cửa cơ sở kinh doanh có liên quan)
• Do nguyên nhân bất khả kháng không thể tránh khỏi kể cả khi người sử dụng lao động đã thực hiện tất cả các biện pháp phòng tránh một cách hợp lý (ví dụ: triển khai làm việc từ xa)

Thì sự vắng mặt, nghỉ việc sẽ không phải do người sử dụng lao động. Tuy nhiên, người sử dụng lao động nên thảo luận tình hình với người lao động để tránh cho người lao động phải chịu thiệt thòi. Cụ thể, người sử dụng lao động vẫn có thể trả lương cho người lao động như được mô tả trong Trường hợp 1.

Câu 7: Người sử dụng lao động có thể chấm dứt hợp đồng với một nhân viên dựa trên tình trạng Covid-19 không?

Người sử dụng lao động không có quyền chấm dứt hợp đồng với nhân viên dựa trên tình trạng dịch bệnh Covid 19 diễn biến phức tạp hay ngay cả khi nhân viên đó bị nhiễm Virus Corona.

Trong trường hợp hy hữu, việc chấm dứt hợp đồng phải dựa trên các nguyên tắc khách quan sau:

• Chấm dứt hợp đồng trong trường hợp tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp bị ảnh hưởng nghiêm trọng được coi là hợp lý.
• Người sử dụng lao động phải trước đó đã phải thực hiện hợp lý các bước phân công vai trò nhân sự, giảm khoản ngoài lương và giảm việc thuê ngoài.
• Tiêu chí lựa chọn những người bị chấm dứt hợp đồng phải công bằng và không có tình trạng phân biệt đối xử.
• Người sử dụng lao động bắt buộc phải tham khảo ý kiến của chính những người lao động bị ảnh hưởng và phía công đoàn.

Ngoài ra, người sử dụng lao động nên trao đổi với nhân viên bị ảnh hưởng, cam kết trả một khoản thanh toán thôi việc hợp lý để họ chấm dứt hợp đồng một cách tự nguyện. Việc chấm dứt hợp đồng lao động ở Nhật Bản là một quá trình khó khăn. Vậy nên, người sử dụng lao động cần tìm luật sư địa phương hoặc chuyên gia tư vấn luật việc làm.

Câu 8: Một nhân viên muốn nghỉ việc để chăm sóc trẻ em vì các trường học đã bị đóng cửa do Covid-19; nghĩa vụ của người sử dụng lao động là gì?

Chính phủ Nhật Bản trợ cấp cho phụ huynh ở nhà chăm con vì dịch bệnh

Theo Luật lao động Nhật Bản, người sử dụng lao động không có bất kỳ nghĩa vụ nào trong tình huống này mặc dù hợp đồng lao động của nhân viên có thể quy định về việc nghỉ phép đó. Chính phủ Nhật Bản hiện đang đưa ra một vài chính sách có lợi cho người sử dụng lao động. Chính sách này cho phép những bậc cha mẹ có thêm thời gian nghỉ phép có lương khi trường học của con đóng cửa do Covid từ 27/02/2020 – 30/06/2020.

Câu 9: Trợ cấp việc làm có sẵn có liên quan đến tác động của đại dịch Covid-19 không?

Theo Luật lao động Nhật Bản, quốc gia này hiện đã sửa đổi hệ thống "Trợ cấp điều chỉnh việc làm" để giúp các doanh nghiệp bị thiệt hại do Covid 19. Hệ thống này giúp người sử dụng lao động trả một phần tiền lương cho nhân viên. Mức tối đa của trợ cấp này là 8.330 Yên/ nhân viên/ ngày và tối đa 100 ngày trong 12 tháng bất kỳ (không tính những ngày trong giai đoạn từ 01/04/2020 – 30/06/2020).

Điều kiện nhận trợ cấp như sau:

• Người sử dụng lao động phải có thỏa thuận với đại diện người lao động hoặc phía công đoàn.
• Các chỉ số hoạt động kinh doanh như doanh số bán hàng phải giảm 10% so với cùng kỳ năm trước, nếu doanh nghiệp nộp đơn xin trợ cấp từ 24/01/2020 – 31/3/2020.
• Các chỉ số hoạt động kinh doanh như doanh số bán hàng phải giảm 5% so với cùng kỳ năm trước, nếu doanh nghiệp nộp đơn xin trợ cấp từ ngày 01/04/2020 – 30/06/2020.
• Các chỉ số hoạt động kinh doanh như doanh số bán hàng phải giảm 10% so với cùng kỳ năm trước, nếu doanh nghiệp nộp đơn xin trợ cấp từ 01/07/2020 trở đi.

Khoản trợ cấp này sẽ được trả cho người sử dụng lao động. Tỷ lệ trợ cấp sẽ từ 50 – 90% khoản trợ cấp mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Tức là người sử dụng lao động sẽ phải thanh toán ít nhất 60% lương trung bình cho người lao động. Số tiền trợ cấp cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào quy mô công ty, tổng số nhân viên, tình trạng thôi việc. Đơn xin trợ cấp được gửi đến Cục Lao động tỉnh có thẩm quyền hoặc Trung tâm Dịch vụ Việc làm.

Câu 10: Có những chính sách hỗ trợ tài chính nào khác hay không?

Chính phủ Nhật Bản không đưa ra bất kỳ gói hỗ trợ nào cho các doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi Covid 19 bởi họ cho rằng những biện pháp như vậy “không thực tế”. Các khoản trợ cấp hiện nay như cho nghỉ phép hay chăm sóc trẻ em đã được đề cập phía trên. Đây là những khoản trợ cấp có sẵn nhưng số tiền trợ cấp không đáng kể. 

Câu 11: Người sử dụng lao động có nghĩa vụ gì khi xử lý dữ liệu sức khỏe của nhân viên?

Theo Luật lao động Nhật Bản, các nghĩa vụ cơ bản của doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu cá nhân về sức khỏe của nhân viên gồm:

Chỉ sử dụng cho mục đích vì nhân viên và chỉ trong phạm vi cần thiết của mục đích đó.

Xóa dữ liệu khi tài liệu không cần thiết nữa.

Luôn cập nhật giữ liệu và đảm bảo dữ liệu an toàn.

Chỉ chuyển dữ liệu khi được pháp luật cho phép hoặc được sự đồng ý của chủ thể giữ liệu.

Lưu giữ hồ sơ một cách cụ thể về bất kì quá trình chuyển giao giữ liệu nào gồm tên, địa chỉ của người chuyển giao và người được chuyển giao.

Ngừng sử dụng dữ liệu nếu chủ thể dữ liệu yêu cầu.

Hồ sơ y tế và thông tin y tế khác sẽ nằm trong phạm vi "Thông tin cá nhân cần được xem xét đặc biệt", vì vậy cần phải có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trước khi có được dữ liệu đó. Đặc biệt, không chuyển dữ liệu cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Trừ khi, việc mua lại hoặc chuyển giao:

• Được yêu cầu hoặc cho phép cụ thể bởi bất kỳ luật hoặc quy định nào của Nhật Bản
• Cần thiết cho việc bảo vệ tính mạng, sức khỏe hoặc tài sản của một cá nhân nhưng chủ thể dữ liệu lại không đồng ý.
• Cần thiết để cải thiện sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em nhưng chủ thể dữ liệu lại không đồng ý.
• Được yêu cầu bởi một cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương để thực hiện các nhiệm vụ pháp lý của họ.
• Được yêu cầu bởi một cá nhân hoặc một nhà điều hành doanh nghiệp mà việc có được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu có thể cản trở việc thực hiện các nhiệm vụ.

Người sử dụng lao động cần phải đặc biệt cẩn thận để không tiết lộ tình trạng sức khỏe của nhân viên mà không có sự đồng ý của nhân viên. Việc chuyển dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba ở nước ngoài phải tuân theo luật bảo vệ dữ liệu ở nước ngoài và các thỏa thuận bảo vệ dữ liệu cá nhân của người nhận. 

Câu 12: Có bất kỳ quy tắc đặc biệt nào liên quan đến Covid 19 về việc xử lý dữ liệu sức khỏe của nhân viên không?

Vào ngày 02/04/2020, Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân đã thông báo rằng chủ sở hữu dữ liệu (ví dụ: người sử dụng lao động hoặc chuyên gia y tế liên quan đến dữ liệu sức khỏe của nhân viên) có thể chuyển dữ liệu y tế dựa trên các ngoại lệ trong câu 12 vì mục đích ngăn chặn Covid 19.

Muốn biết trường hợp đó có ngoại lệ hay không, chủ sở hữu phải xem xét các vấn đề như loại dữ liệu cá nhân được cung cấp, mục đích sử dụng và các biện pháp đảm bảo an toàn dữ liệu. Người nắm giữ dữ liệu có thể tham khảo ý kiến của UBND tỉnh để được hướng dẫn về cách áp dụng các ngoại lệ.

Người sử dụng lao động cần hết sức thận trọng khi thu thập và sử dụng dữ liệu y tế vì luật pháp vừa nghiêm ngặt vừa phức tạp. Vì vậy, người sử dụng lao động nên tìm kiếm lời khuyên của cố vấn địa phương trong tất cả các trường hợp, trừ những trường hợp đã quá rõ ràng.

Câu 13: Người sử dụng lao động giải quyết thế nào với một nhân viên phái cử?

Công ty phái cử và công ty khách hàng phải thảo luận về quyền lợi của nhân viên phái cử

Nhân viên phái cử là một hình thức nhân viên cho thuê của các công ty Haken rất phổ biến tại Nhật Bản. Nhân viên phái cử được thuê bởi công ty phái cử (công ty Haken) và không phải là nhân viên của công ty khách hàng mà họ được phái đến. Vì vậy, họ sẽ ký hợp đồng ngắn hạn với các công ty khách hàng họ được phái đến. Nếu hết hạn hợp đồng, họ lại trở về công ty cũ.

Do nhân viên phái cử đang lao động tại công ty khách hàng, nên giả định rằng công ty khách hàng nợ họ nghĩa vụ chăm sóc được đề cập tại Câu hỏi 1. Công ty phái cử và công ty khách hàng nên thảo luận về cách xử lý các vấn đề của Covid-19 liên quan đến nhân viên phái cử.

Tóm lại, trên đây là 12 điều bạn cần nắm rõ về Luật lao động Nhật Bản khi đi xuất khẩu lao động, làm việc tại Nhật. Hy vọng bài viết trên đã giúp người tham gia lao động tại Nhật Bản biết thêm thông tin về những điều quan trọng khi sang đây làm việc.